특히 교육청 등에서 학급 및 학생수 현황, 수용계획 등 큰 작업을 할때 보면
엑셀 화일용량이 쓸데없이 커질때가 있습니다.
그리고 다른 엑셀화일의 시트를 복사해 가져오려면 셀 서식이 너무 많습니다.
라는 오류가 나옵니다. 시트복사가 아닌 일반 복사를 할 때도 이런 메시지가 나옵니다.
원인은 해당 엑셀화일을 수년간 사용하도 보니
잘못 정의된 이름과 참조가 많이 쌓여있고 잘못된 셀 스타일 서식이 원인입니다.
1. 오류 메시지 - 셀 서식이 너무 많습니다.
2. [수식 - 이름관리자] 를 클릭하여 오류 확인
엄청나게 많은 오류값이 존재합니다.
이런 잘못된 이름 정의가 존재하면 엑셀은 오류를 내게 되어 있으며 이러한 오류들은
특정 셀서식에 정의되어 셀 서식이 너무 많다는 오류를 내게 되는 것입니다.
3. [홈 - 셀스타일] 을 클릭하여 오류 확인
셀 스타일을 클릭해 보니 너무도 많은 사용자 지정 스타일이 존재합니다.
이런한 오류 셀서식들이 엑셀의 셀 서식의 한자리씩 차지하니 엑셀용량이 커집니다.
4. Excel File Cleanup Tool - 셀스타일 오류 잡기
첨부되어 있는 exe 엑셀 클린업 툴을 바탕화면이나 특정폴더에 다운로드 받습니다.
위 그림과 같이 차례로 오류가 있는 엑셀 화일은 선택하여 실행을 합니다.
그럼 셀 스타일 오류가 있는 엑셀이 오류가 정리되고 화일용량도 줄어 드는게 보입니다.
5. [홈 - 셀스타일] 을 클릭하여 오류 제거 확인
위 그림을 보면 셀 스타일이 말끔히 정리된게 보입니다. 이래야 정상입니다.
다 끝난게 아닙니다. 엑셀 클린업 툴 프로그램은 종료하고 해당 엑셀화일로 갑니다.
6. [수식 - 이름관리자] 를 클릭하여 오류 삭제
[수식 - 이름관리] 에서 오류값을 마우스로 드래그한 후에 삭제를 하면 됩니다.
그럼 엑셀 셀서식에 값으로 있던 오류값이 모두 삭제되고 초기화됩니다.
여기서 주의 할 것은 자신이 만들어 놓은 제대로된 [이름정의]가 있다면 남겨놓아야 겠지요.
학교나 교육청 행정인들의 대부분이 이름 정의를 사용하지 않기 때문에 모두 삭제합니다.
참~ 엑셀이 여러장일 경우 인쇄할때 제목이 반복되게 하는 것 있지요?
그 부분을 삭제하지 말고 남겨놓아야 합니다. 그런 유형은 아래 그림과 같습니다.
잘 보면 예시의 3개의 시트 상단줄이 인쇄 제목으로 이름 정의되어 있는게 보입니다.
만일 저런것을 잘 구분하기 어려운 분은 위 이름정의도 포함해서 그냥 다 삭제하세요.
모두 삭제한 후 제목 반복인쇄 설정을 다음과 같이 다시 하면 됩니다.
7. [페이지 레이아웃 - 인쇄제목] 을 클릭하며 반복할 행 정의
위와 같이 제목 영역을 반복할 행으로 정의를 하면 끝입니다.
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